Acta de entrega
Diligencia el formato oficial: quién entrega, quién recibe, los activos, las firmas y el PDF.
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Actas de entrega · Activos fijos
ACTAS 000000
PENDIENTES DE FIRMA 0
Consulta de activos
Busca un activo o una persona y mira quién lo tiene a cargo y su historial de actas.
Historial de actas
Actas guardadas: busca por número, persona, cédula o ficha y abre su PDF.
| Usuario | Nombre | Rol | Estado | Acciones |
|---|
Manual de uso · Activos Fijos
Esta aplicación reemplaza el formato en papel "Acta de entrega" (Versión 1 - marzo 14 de 2023). Con ella se registra cada movimiento de activos —entrega inicial, traslado o devolución—, se firma en pantalla y queda guardado en el servidor y en la carpeta compartida de la empresa.
1. Primeros pasos
- 1Ingresar
Escribe tu usuario (correo) y contraseña y pulsa Ingresar. El botón Ver muestra la contraseña mientras la escribes.
- 2Moverse por la aplicación
Usa el menú de la izquierda: Inicio, Acta de entrega, Usuarios (solo administradores), Historial de actas y este Manual. El botón ‹ Atrás, junto a tu usuario, vuelve a la pantalla anterior.
- 3Cerrar sesión
Con Cerrar sesión (abajo en el menú) o con el ícono de salida junto a tu nombre. La sesión también se cierra sola después de unas horas sin uso.
Los datos de empleados y activos vienen de los Excel CONTROL DE PERSONAL y ACTIVOS COLAUTOS; se cargan solos al entrar.
2. Crear un acta
- 1Elegir el tipo de movimiento
En Inicio, pulsa Entrega inicial, Traslado o Devolución. El acta se abre con la X marcada en ese tipo. También puedes cambiarlo haciendo clic en la casilla del tipo dentro del formato.
- 2Revisar la fecha
Viene con la fecha de hoy. Para cambiarla, haz clic sobre la fecha.
- 3Elegir la sede
Cada acta es de una sede: Pereira, Manizales, Armenia o Geely. Elígela con ＋ Elegir sede (debajo del número, en el formato) o en Sede del acta del panel de opciones. Si no la eliges, la app te la pide al guardar. La sede define la carpeta donde queda el PDF y sale en el PDF junto al número.
- 4Quién entrega
Haz clic en la casilla ENTREGA. Se abre la lista del personal: busca por nombre o cédula y usa los filtros de sede, área, cargo… El botón ✕ de los filtros los limpia de una vez. Al elegir a la persona se llenan solos su documento, área y sede. Si la persona no está en el control de personal (un contratista, por ejemplo), pulsa ✏️ Escribir en la barra de la izquierda (fuera del acta): las casillas se vuelven campos para digitar nombre, cargo, documento, área y sede. 🔍 Buscar vuelve a los filtros.
- 5Quién recibe
Igual, en la casilla RECIBE. No se puede elegir a la misma persona que entrega.
- 6Observaciones
Escribe en el recuadro OBSERVACIONES el estado del equipo, accesorios, etc.
Para cambiar a una persona ya elegida, haz clic otra vez en su casilla; para quitarla, usa la × que aparece a su lado. Si cambias a la persona, su firma se borra.
3. Agregar activos
- 1Abrir la lista
Haz clic en una fila vacía de la tabla o en + Agregar activos / herramientas.
- 2Buscar y filtrar
Busca por ficha o nombre del activo y filtra por tipo, centro o persona a cargo.
- 3Solo los activos de quien entrega
En traslado y devolución viene marcada la opción Solo activos a cargo de quien entrega, para ver únicamente lo que esa persona tiene. Desmárcala para ver todos.
- 4Seleccionar
Marca uno o varios activos, o usa Seleccionar todos para tomar todos los que cumplen los filtros. Luego pulsa Agregar seleccionados.
- 5Ajustar
En la tabla puedes cambiar la cantidad y quitar un activo con la × de su fila. Los totales se calculan solos.
- 6Escribir un activo a mano
Con ✏️ Escribir activo (barra de la izquierda), la fila ＋ Agregar crea una fila para digitar descripción, ficha y valor, y los activos que vinieron del Excel también se pueden corregir. La descripción y la ficha son obligatorias para guardar.
4. Firmas
- 1Abrir la firma
Pulsa Firmar origen (entrega) o Firmar destino (recibe), o haz clic en el recuadro de la firma. Se abre una zona grande para firmar.
- 2Firmar
Firma con el dedo (celular o tablet) o con el mouse. Limpiar borra el trazo para repetirla.
- 3Aceptar la cláusula
Marca la casilla de aceptación de la cláusula de compromiso y pulsa Guardar firma.
Cada firma queda con el nombre, la cédula y la fecha y hora exactas en que se firmó, como evidencia. En el celular, gira el teléfono para tener más espacio.
5. Guardar e imprimir
- 1Guardar acta
Pulsa Guardar acta (el botón rojo con brillo, abajo a la derecha o en el panel de opciones). La app revisa que estén quien entrega, quien recibe y al menos un activo, y avisa si falta alguna firma.
- 2Número del acta
Al guardar se asigna un número consecutivo, por ejemplo ACTA-000125, se genera el PDF y se guarda en la carpeta compartida. El botón queda en verde: ✓ Guardada.
- 3Después de guardar
En la ventana de confirmación puedes Ver PDF, Copiar ruta de la carpeta, empezar una Nueva acta o Seguir aquí.
- 4Imprimir
Desde el panel de opciones, Imprimir saca el acta en una hoja carta, con las firmas.
Las actas guardadas no se pueden editar, por trazabilidad. Si hubo un error, crea una nueva acta con los datos correctos. Solo la cuenta de Sistemas Pereira puede eliminar un acta (ver Historial).
6. Panel de opciones
En el acta, la pestaña Opciones (con la franja roja) pegada al borde derecho de la pantalla abre y cierra un panel con:
- Guardar acta, Imprimir y Nueva acta (limpia el formato para empezar otra).
- Control de personal: cuántos empleados hay cargados, el mes de la hoja que se usa y el botón Cargar personal para subir otro Excel.
- Activos: cuántos activos hay cargados y Cargar activos para subir otro Excel.
En Inicio también están los botones Cargar personal y Cargar activos, arriba a la derecha.
7. Historial de actas
- 1Buscar
Escribe un número de acta, nombre, cédula o ficha del activo. También puedes filtrar por sede, por tipo y por fechas; ✕ Limpiar quita todos los filtros.
- 2Revisar
Cada fila muestra quién entrega y recibe, cuántos activos, el total y si tiene las dos firmas (✓).
- 3Abrir el PDF
Ver lo abre en otra pestaña, Descargar lo guarda en tu equipo y 📁 Ruta copia su ubicación en la carpeta compartida.
- 4Eliminar (solo Sistemas Pereira)
La cuenta de Sistemas Pereira ve además el botón Eliminar. Pide el motivo y escribir el número del acta para confirmar; se borran el registro, sus PDF de todas las carpetas de ficha y las firmas. No se puede deshacer, y en la bitácora queda quién la eliminó, cuándo y por qué.
8. Consulta de activos
- 1Buscar un activo o una persona
Arriba eliges Activos o Personas. Escribe la ficha, parte del nombre, el tipo o el responsable; los resultados salen mientras escribes. Los botones de tipo (Equipos de cómputo, Muebles y enseres…) filtran la lista.
- 2Filtrar por sede
En Sede eliges Todas o una sede. Cada activo está en la sede de su última acta; si nunca ha tenido acta, en la sede del Excel según el centro desglose (Agencia Pereira → Pereira, Agencia Armenia → Armenia, Principal → Manizales, Agencia Movilidad Sostenible Pereira → Geely). El número al lado de cada sede dice cuántos activos tiene.
- 3Quién lo tiene hoy
Cada activo muestra a su responsable. Con acta (verde) quiere decir que sale de la última acta guardada: quien lo recibió en esa entrega, traslado o devolución. Según inventario (gris) quiere decir que nunca ha pasado por un acta y se toma el empleado receptor del Excel de activos.
- 4Historial del activo
Al tocar un activo se abre su ficha con el valor, el responsable y la línea de tiempo de todas las actas en las que aparece, con quién entregó y quién recibió. Desde ahí abres o descargas el PDF de cada acta.
- 5Activos de una persona
Ver sus activos (o el modo Personas) muestra todo lo que tiene a cargo, el valor total y las actas donde aparece.
- 6Trasladar o devolver desde la consulta
Trasladar este activo y Registrar devolución abren un acta nueva con el activo ya agregado y, como quien entrega, la persona que lo tiene. Solo falta elegir quién recibe, firmar y guardar.
9. Dónde quedan los PDF
Cada acta se guarda en la carpeta compartida \\192.168.1.14\desarrollos\ACTIVOS por tipo de acta, luego sede, luego fecha, y por último una carpeta con el número del acta, donde queda su PDF:
ACTIVOS ├─ ENTREGA INICIAL ├─ TRASLADO │ ├─ PEREIRA │ │ └─ 07-10-2026 │ │ ├─ ACTA-000001 │ │ │ └─ ACTA-000001_NOMBRE-QUIEN-RECIBE_2026-10-07.pdf │ │ └─ ACTA-000002 │ ├─ MANIZALES │ ├─ ARMENIA │ └─ GEELY └─ DEVOLUCION
- Cada acta tiene su propia carpeta con su número y adentro un solo PDF, con todos sus activos. Para encontrar un acta por la ficha de un activo, búscala en Consulta de activos o en el Historial.
- Las carpetas se crean solas al guardar cada acta. En la carpeta compartida solo hay PDF: las firmas se guardan en la base de datos.
- Si se edita un acta (otra sede, fecha o activos), su PDF se mueve solo a la carpeta que corresponde y no queda copia en la anterior.
- La carpeta _datos guarda los Excel de personal y activos que comparte la app; no se debe borrar.
- Para abrir la carpeta: copia la ruta con 📁 Ruta (Historial) o Copiar ruta (al guardar) y pégala en la barra del Explorador de archivos de Windows.
10. Uso en celular
- Abajo aparece una barra con Entrega, Recibe, Activos, Firmar y Guardar.
- Firmar pregunta quién va a firmar (origen o destino) y abre la pantalla completa para firmar con el dedo.
- El zoom con dos dedos está desactivado para que la hoja no se mueva mientras se firma.
11. Usuarios (solo administradores)
- 1Crear
En Usuarios, pulsa ＋ Nuevo usuario: correo, nombre, rol (Administrador o Usuario) y una contraseña de mínimo 6 caracteres.
- 2Editar
Editar cambia nombre, rol, estado o contraseña (déjala vacía para no cambiarla). Un usuario inactivo no puede entrar.
- 3Eliminar
Eliminar borra la cuenta. No puedes eliminarte a ti mismo, y siempre debe quedar al menos un administrador activo.
12. Preguntas frecuentes
Dice "No se pudo conectar con el servidor".
El servidor de la aplicación está apagado o no hay conexión. Avisa al área de sistemas.
Dice "No se pudo guardar el acta en la carpeta compartida".
La carpeta de red no respondió. El acta no se guardó: espera un momento e inténtalo de nuevo; si sigue, avisa a sistemas.
No encuentro a un empleado o un activo.
Limpia los filtros con el botón ✕. Si aún no aparece, puede que el Excel esté desactualizado: cárgalo de nuevo desde el panel de opciones o revisa el mes de la hoja del control de personal.
La lista de activos de un traslado sale vacía.
Quien entrega no tiene activos a su nombre en el Excel. Desmarca Solo activos a cargo de quien entrega para ver todos.
Me equivoqué en un acta ya guardada.
Las actas no se editan. Crea una nueva con los datos correctos y deja la explicación en observaciones. Si hay que eliminar la equivocada, pídeselo a Sistemas Pereira.
Me sacó de la aplicación.
La sesión dura unas horas. Vuelve a ingresar con tu usuario y contraseña; si estabas llenando un acta sin guardar, tendrás que repetirla.
Olvidé mi contraseña.
Pídele a un administrador que te asigne una nueva desde el módulo Usuarios.
No hay resultados para esa búsqueda.
| Número | Fecha | Tipo | Entrega | Recibe | Total | Firmas | Opciones |
|---|
¿Qué activo buscas?
Encuentra cualquier activo por ficha, nombre o tipo y mira quién lo tiene a cargo y por qué actas ha pasado.
Activos
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Formato
ACTA DE ENTREGA
Versión: 1 - marzo 14 de 2023
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| FECHA: |
| TIPO DE MOVIMIENTO | ENTREGA INICIAL | |||
| TRASLADO | ||||
| DEVOLUCION |
| DEPENDENCIA ORIGEN | DEPENDENCIA DESTINO |
| ENTREGA: | RECIBE: | ||
| DOCUMENTO DE IDENTIDAD No: |
DOCUMENTO DE IDENTIDAD No: |
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| ÁREA / SEDE: | ÁREA / SEDE: | ||
| INFORMACION BASICA DE LOS ACTIVOS O HERRAMIENTAS | |||
| CANT | DESCRIPCION | FICHA DEL ACTIVO |
COSTO |
| ＋ Agregar activos / herramientas (abre los filtros) | |||
| TOTAL ACTIVOS | 0 | TOTAL | $- |
| OBSERVACIONES |
| FIRMA DEPENDENCIA ORIGEN(ENTREGA) | FIRMA DEPENDENCIA DESTINO (RECIBE) |
| FIRMA RESPONSABLE ACTUAL | FIRMA RESPONSABLE ACTUAL |
| CLAUSULA DE COMPROMISO | |
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Como funcionario de Colautos S.A. declaro que los activos relacionados en el presente documento están bajo mi responsabilidad, por lo cual les daré un uso adecuado al desempeño de mis funciones y a la destinación correcta prevista para cada uno de ellos. En consecuencia, serán asumidos por mí el daño o la pérdida de los mismos debido a mi negligencia o incumplimiento de los instructivos relacionados con su uso y conservación. Me comprometo a leer los correspondientes manuales de funcionamiento y seguridad que me sean entregados y a dar cumplimiento a las indicaciones allí contenidas y a informar oportunamente sobre cualquier daño, desplazamiento, traslado temporal o definitivo de dichos activos mediante la tramitación de los formatos respectivos y sobre cualquier situación que ponga en inminente riesgo los bienes relacionados. Dado que la omisión de estas disposiciones es considerada como falta grave por el reglamento interno de trabajo, asumo las consecuencias económicas que conlleven el daño o la pérdida de los bienes mencionados si ocurren por mi negligencia o incumplimiento de los instructivos correspondientes, y en tal evento autorizo a COLAUTOS S.A. a efectuar el descuento correspondiente al valor de reposición del bien afectado, deduciéndolo de mis salarios, prestaciones sociales o eventuales indemnizaciones a mi favor. | |